Documentation as a Cycle of Action and Learning

In recent years, when I came to know about the Community Life Competence Process (CLCP), I was thrilled by its deep philosophy and approach. CLCP works in the form of learning cycles where a community illustrates their common dream followed with stages of action and learning from the experience.  Learning becomes the basis for further stages/cycles of action and learning. The cycle of action and learning gradually becomes a habit of the community that might continue without any definite end-line.  However, in reality there could be many ups and downs and challenges at different levels. At times the community might get confused and divided by the pressure of external challenges. They might not find any instant answer or achievable action at their end. Here comes another cycle of learning through sharing, where sharing experiences facilitates further learning directly from the community itself. The process of the transferring knowledge and the feeling of being part of a networked community brings new sets of strength. The newly discovered strength enables the community to lay out specific and manageable steps. On the other hand, this process of discussion also strengthens the engagement of the community and its feelings of ownership. There could be multiple learning cycles at the same time. Each of those cycles complements each other, strengthens the confidence and stimulates the community to take further actions to achieve a common dream. Even the common dreams may evolve and change over a period of time. But the ownership binds the communities together. The unique combinations of CLCP with various appreciative approaches help the community in moving ahead.       

In 2015-16, international initiative for impact evaluation - (3ie) supported Public Health Foundation of India (PHFI) and Constellation to carry out a rigorous evaluation of the effectiveness of the Stimulate, Appreciate, Listen and Transfer (SALT) and community life competence process in three districts of Assam, India. Two years back, Constellation, in association with two local organizations - Voluntary Health Association of Assam (VHAA) and Centre for North East Studies (C-NES), started working in 90 villages of Udalguri, Bangaigaon and Kamrup districts. These three districts have different demographic and ethnic compositions. Udalguri is a part of the autonomous Bodoland Territorial Area. The district is multi-ethnic and multi-religious in nature. Bodos, a tribal community, forms the largest ethnic group in the district with 30% of the district's population. Whereas, Kamrup is situated in the immediate neighborhood of the River Brahmaputra. The demographic pattern of Kamrup district is a heterogeneous one. In 2006 the Indian government named Bongaigaon one of the country's 250 most backward districts. It is one of the eleven districts in Assam currently receiving funds from the Backward Regions Grant Fund Programme (BRGF). Muslims are a majority of the district with 50.22%.

The primary objectives of the programme were to increase the immunization coverage among those village communities. As part of the process, the Constellation team along with the local team in Assam decided to document each step of the process.

My recent trip to Assam was an eye opener for me as I experienced another cycle of learning where the community facilitators took an oath to document the process of change that has been happening under the CLCP project in Assam. The team of facilitators in Assam started documenting their own work and the responses of the community. Sometime back, they started sharing brief write-ups through their social-media network groups. They started sharing the records of their day-to-day work; the way the cases were managed; the responses of the communities; and the manner in which the changes are evaluated or assessed.

In many other instances, we have experienced that the community facilitators often have a negative response to documentation.  To many community workers, it means spending time away from their true passion of working with the community. Overworked facilitators do not appreciate the requirement for case recording and often delay the task. In social work, the phrase “if it’s not documented, it’s not done” is generally used to encourage better documentation habits.

The case in Assam, in many ways is different from the general trend. Here the facilitators had included ‘documentation’ as one of their dream and later decided to stick to their original dream instead of a challenging and time consuming facilitation in those districts of Assam. They, instead, are facing a different kind of challenge, that of organizing their writings and expressing their observations, feelings and analysis.

As a response from the facilitation team, we recently conducted a two and half-day workshop in Guwahati, the capital city of Assam, with about ten community facilitators. The objective was to capture where we are in terms of documentation of their work so that we can improve and realize their dream of systematic documentation. This perhaps will help them to measure the progress effectively and also share and exchange amongst the larger Constellation community. The workshop was conducted through group discussions, self documentations of the discussions; presentations of the key issues; a SALT visit and through re-writing of some of their own documentations.

It is understood that every facilitator may not be equipped with writing skills but she or he may be an excellent oral narrator.  One person from each team may take the job of writing while the others may take the job of narrating the observations and analysis in her or his own words. A format for documentation has been developed, so that all the write-ups can be collated and synthesized in an organised manner.

The SALT facilitators in Assam have already set an example for other SALT facilitators across the globe.  It is no doubt a unique experiment of using documentation process as a useful learning tool for the communities. The documentation here becomes another learning cycle.  It enables to understand how the community moves through the process. Gradually the documentation becomes a part of the facilitation process when it becomes the responsibility of both the facilitator and the community. I hope they continue this process with further sharing and learning and make it another cycle of action and learning.

Views: 121


You need to be a member of Community life competence to add comments!

Join Community life competence

Comment by Rajib Nandi on December 6, 2018 at 8:37pm

merci beaucoup! Marie Lamboray 

Comment by Marie Lamboray on December 6, 2018 at 8:04pm

Hip Hip Hooray for the Assam team!

Thank you for sharing!

Comment by Marie Lamboray on December 6, 2018 at 8:02pm


La documentation en tant que cycle d'action et d'apprentissage

Publié par Rajib Nandi le 4 décembre 2018

Au cours des dernières années, j'ai appris à connaître le processus de compétence communautaire pour la vie (CLPC) et j'ai été emballé par sa profonde philosophie et approche. Le CLCP fonctionne sous forme de cycles d'apprentissage au cours desquels une communauté dessine son rêve commun, ce qui est suivi d'étapes d'action et d’apprentissage de l'expérience. L’apprentissage devient la base des étapes/cycles d’action et d’apprentissage ultérieurs. Le cycle d’action et d’apprentissage devient progressivement une habitude de la communauté qui pourrait se poursuivre sans fin. Cependant, en réalité, il pourrait y avoir beaucoup de hauts et de bas et de défis à différents niveaux. Parfois, la communauté peut être déroutée et divisée par la pression de défis extérieurs. Elle pourrait ne pas trouver de réponse instantanée ou d’action réalisable par elle-même. Voici un autre cycle d'apprentissage par le partage, où le partage d'expériences facilite l'apprentissage à partir de la communauté elle-même. Le processus de transfert des connaissances et le sentiment de faire partie d'une communauté en réseau apportent de nouvelles forces. Ces forces nouvelles permettent à la communauté de définir des étapes spécifiques et faciles à gérer. D'autre part, ce processus de discussion renforce également l'engagement de la communauté et son sentiment d'appartenance. Plusieurs cycles d'apprentissage peuvent être concomitants. Ces cycles se complètent, renforcent la confiance et incite la communauté à prendre de nouvelles mesures pour réaliser un rêve commun. Les rêves communs peuvent évoluer et changer au fil du temps. Mais la prise en charge commune lie les communautés. Les combinaisons uniques de CLCP avec diverses approches positives aident la communauté à aller de l'avant.

En 2015-2016, l’Initiative internationale d'évaluation d'impact (3ie) a aidé la Fondation pour la santé publique indienne (PHFI) et la Constellation à effectuer une évaluation rigoureuse de l'efficacité de Stimuler, Apprécier, Ecouter et Transférer (SALT) et du processus de la compétence communautaire pour la vie dans trois districts de l’Assam, en Inde. Il y a deux ans, la Constellation et deux organisations locales, l'Association volontaire pour la santé d'Assam (VHAA) et le Centre d'études du Nord-Est (C-NES), ont commencé à travailler dans 90 villages des districts d'Udalguri, Bangaigaon et Kamrup. Ces trois districts ont des compositions démographiques et ethniques différentes. Udalguri fait partie de la région autonome du territoire de Bodoland. Le district est de nature multiethnique et multi-religieuse. Les Bodos, une communauté tribale, forment le groupe ethnique le plus important du district avec 30% de la population. Kamrup est situé dans le voisinage immédiat du fleuve Brahmapoutre. La structure démographique du district de Kamrup est hétérogène. En 2006, le gouvernement indien a désigné Bongaigaon comme l’un des 250 districts les plus en retard du pays. C'est l'un des onze districts d'Assam qui reçoivent actuellement des fonds du programme du Fonds de subvention des régions en retard (BRGF). Les musulmans constituent la majorité du district avec 50,22%.

Les principaux objectifs du programme étaient d’accroître la couverture vaccinale de ces communautés villageoises. Dans le cadre de ce processus, l’équipe de la Constellation et l’équipe locale d’Assam ont décidé de documenter chaque étape du processus.

Mon récent voyage à Assam m'a ouvert les yeux tandis que je découvrais un autre cycle d'apprentissage au cours duquel les facilitateurs de la communauté se sont engagés à documenter le processus de changement en cours dans le cadre du projet CLCP d'Assam. L'équipe de facilitateurs à Assam a commencé à documenter son propre travail et les réponses de la communauté. Il y a quelque temps, ils ont commencé à partager de courts compte-rendus par le biais de leurs groupes de réseaux sociaux. Ils ont commencé à partager leur travail quotidien; la façon dont les cas ont été gérés; les réponses des communautés; et la manière dont les modifications sont évaluées.

Dans de nombreux autres cas, nous avons constaté que les facilitateurs communautaires réagissaient souvent de manière négative à la documentation. Pour beaucoup de travailleurs communautaires, cela signifie consacrer du temps à une occupation éloignée de leur véritable passion : travailler avec la communauté. Les animateurs surchargés n'apprécient pas l'obligation d'enregistrer les cas et retardent souvent cette tâche. En travail social, l’expression «si cela n’est pas documenté, cela n’est pas fait» est généralement utilisée pour encourager de meilleures habitudes de documentation.

Le cas d’Assam est, à bien des égards, différent de la tendance générale. Ici, les facilitateurs avaient inclus la «documentation» dans leur rêve et avaient ensuite décidé de s’en tenir à leur rêve initial au lieu de faciliter plus et de perdre du temps dans les districts d’Assam. Au contraire, ils sont confrontés à un autre type de défi, celui d’organiser leurs écrits et d’exprimer leurs observations, leurs sentiments et leur analyse.

En réponse à l’équipe de facilitation, nous avons récemment organisé un atelier de deux jours et demi à Guwahati, dans la capitale Assam, avec une dizaine de facilitateurs communautaires. L'objectif était de déterminer où nous en sommes en termes de documentation de leur travail afin que nous puissions améliorer et réaliser leur rêve de documentation systématique. Cela les aidera peut-être à mesurer efficacement les progrès et à partager et à échanger avec la communauté plus large de la Constellation. L'atelier s'est déroulé par le biais de discussions de groupe, par auto-documentation des discussions; présentations des questions clés; une visite SALT et la réécriture de certaines de leurs propres documentations.

Il est entendu que tout facilitateur ne possède peut-être pas des compétences en écriture, mais il peut être un excellent narrateur oral. Un représentant de chaque équipe peut prendre en charge le travail d'écriture, tandis que les autres peuvent dire leurs observations et analyses dans leurs propres mots. Un format de documentation a été mis au point afin que toutes les rédactions puissent être rassemblées et synthétisées de manière organisée.

Les facilitateurs SALT d'Assam ouvrent la voie pour les facilitateurs SALT du monde entier. Il s’agit sans aucun doute d’une expérience unique d’utilisation du processus de documentation comme outil d’apprentissage utile pour les communautés. La documentation devient ici un autre cycle d'apprentissage. Cela permet de comprendre comment la communauté évolue dans le processus. Progressivement, la documentation devient une partie intégrante du processus de facilitation lorsqu'elle devient la responsabilité à la fois du facilitateur et de la communauté. J'espère qu'ils continueront ce processus avec davantage de partage et d'apprentissage et en feront un nouveau cycle d'action et d'apprentissage.


The Constellation: who are we

The Constellation vidéo, where we journey in less then 2 minutes from space, through nature, to villages, in homes and back while exploring what the Constellation stands for. Thank YOU for being part of it. 

Social Media


Newsletter EnglishFrench Spanish  


Twitter @TheConstellati1

Instagram: constellationclcp

Youtube channel: The Constellation SALT-CLCP

© 2020   Created by Rituu B. Nanda.   Powered by

Badges  |  Report an Issue  |  Terms of Service